Privacy Policy

Jongerenmuziekcentrum OHK

Laatst bijgewerkt: 21 december 2025
Versie: 1.0

1. Wie zijn we?

Jongerenmuziekcentrum OHK vzw is een organisatie die jonge artiesten (18-30 jaar) ondersteunt in hun professionele ontwikkeling. We bieden coaching, produceren video's, organiseren concerten en faciliteren residenties.

2. Deze policy geldt voor

• Website: www.jongerenmuziekcentrumohk.be
• Nieuwsbrief: OHK nieuwsbrief via Mailchimp
• Contact formulieren: op onze website

---

3. Welke gegevens verzamelen we?

3.1 Website bezoek (automatisch)

Bij een bezoek aan onze website verzamelen we:

Gegeven	Waarom	Rechtsgrond
IP-adres (geanonimiseerd)	Analyse websitegebruik, beveiliging	Gerechtvaardigd belang
Browser type & versie	Technische compatibiliteit	Gerechtvaardigd belang
Bezochte pagina's	Verbeteren website structuur	Gerechtvaardigd belang
Datum & tijd van bezoek	Analyse gebruikspatronen	Gerechtvaardigd belang

Analytics provider: One.com (standaard analytics)

Opslag locatie: EU (Denemarken)

3.2 Nieuwsbrief (met jouw toestemming)

Als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief verzamelen we:

• E-mailadres: om de nieuwsbrief te versturen
• Voornaam (optioneel): voor personalisatie ("Hallo [naam]")
• Inschrijfdatum: voor onze administratie

Nieuwsbrief provider: Mailchimp (Intuit Inc.)
Opslag locatie: VS (met EU-VS Data Privacy Framework)
Rechtsgrond: Expliciete toestemming (opt-in)

3.3 Contact formulier (met jouw toestemming)

Als je contact met ons opneemt via het contactformulier verzamelen we:

• Naam: om je persoonlijk te kunnen beantwoorden
• E-mailadres: om te kunnen antwoorden
• Bericht: om je vraag te kunnen beantwoorden
• Telefoon (optioneel): als je telefonisch contact wilt

Rechtsgrond: Expliciete toestemming (je stuurt het formulier in)

3.4 Boekingen en betalingen (met jouw toestemming)

Als je studiotijd of repetitieruimte boekt via onze website verzamelen we:

• Naam: voor identificatie van de boeking
• E-mailadres: voor bevestiging en communicatie
• Telefoonnummer: voor noodcontact en eventuele wijzigingen
• Boekingsdetails: datum, tijd, gekozen ruimte/dienst
• Betalingsinformatie: verwerkt door Stripe (OHK ziet GEEN creditcard- of rekeningnummers)

Boekingssysteem: Koalender (EU)
Betalingsverwerker: Stripe (VS met EU servers, EU-VS DPF)
Rechtsgrond: Contractuele noodzaak (om de boeking uit te voeren)

3.5 Ticketverkoop concerten (met jouw toestemming)

Als je tickets koopt voor Ostend Concerts via UiTloket verzamelen we:

• E-mailadres: om je tickets te kunnen versturen
• Kortingscode (optioneel): alleen bij kansentarief/UiTPAS korting
• Aantal tickets: voor reservatie
• Concertdetails: welk concert, datum, tijdstip

Ticketingsysteem: UiTloket (publiq vzw, België)
Rechtsgrond: Contractuele noodzaak (om de tickets te leveren)

3.6 Wat verzamelen we NIET?

We verzamelen GEEN:

• Gevoelige gegevens (religie, politieke voorkeur, gezondheid, etc.)
• Volledige creditcard- of rekeningnummers (deze worden verwerkt door Stripe)
• Gedragsprofielen voor advertising
• Cross-site tracking data
• Social media activiteit

---

4. Hoe gebruiken we je gegevens?

4.1 Website analytics

We gebruiken analytics data om:

• Te begrijpen welke pagina's het meest bezocht worden
• Technische problemen te detecteren en op te lossen
• De gebruikservaring te verbeteren
• Onze website te beveiligen tegen aanvallen

4.2 Nieuwsbrief

We gebruiken je e-mailadres om:

• Je op de hoogte te houden van OHK activiteiten
• Concerten en events aan te kondigen
• Nieuwe coaching mogelijkheden te communiceren
• Belangrijke updates over OHK te delen

Frequentie: Ongeveer 1-2x per maand
Uitschrijven: Kan altijd via de link onderaan elke nieuwsbrief

4.3 Contact formulier

We gebruiken je contactgegevens uitsluitend om:

• Je vraag te beantwoorden
• Een afspraak in te plannen (als je daarom vroeg)
• Informatie te versturen die je aanvroeg

Let op: We voegen je NIET automatisch toe aan onze nieuwsbrief. Daar moet je apart voor intekenen.

4.4 Boekingen en betalingen

We gebruiken je gegevens om:

• Je boeking te bevestigen en te verwerken
• De studio/repetitieruimte voor je te reserveren
• Je te kunnen contacteren bij wijzigingen of problemen
• Betalingen veilig te verwerken via Stripe
• Een factuur te kunnen versturen (indien gevraagd)
• Boekingsgeschiedenis bij te houden voor administratie

Betalingen: Alle betalingen worden verwerkt door Stripe. OHK heeft GEEN toegang tot je volledige creditcard- of rekeningnummers. We ontvangen alleen bevestiging dat de betaling geslaagd is.

4.5 Ticketverkoop

We gebruiken je e-mailadres om:

• Je tickets elektronisch te versturen
• Je te informeren over eventuele wijzigingen (annulering, verplaatsing)
• Administratie bij te houden voor het concert
• Voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen

Ticketing: Alle tickets worden verwerkt via UiTloket (publiq vzw). OHK ontvangt alleen je e-mailadres en het aantal tickets. Betalingen verlopen via UiTloket.

---

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Type gegevens	Bewaartermijn	Reden
Website analytics	13 maanden	Standaard One.com bewaartermijn
Nieuwsbrief gegevens	Tot je uitschrijft	Om je de nieuwsbrief te kunnen blijven sturen
Contact formulier	2 jaar	Administratie en opvolging vragen
Boekingen & betalingen	7 jaar	Wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht
Ticketverkoop (Ostend Concerts)	7 jaar	Wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht

Verwijdering: Na deze periodes worden je gegevens verwijderd uit onze systemen.

---

6. Delen we je gegevens met derden?

6.1 Dienstverleners (Data Processors)

We delen je gegevens met de volgende dienstverleners die data voor ons verwerken:

Dienstverlener	Doel	Locatie
One.com	Website hosting & analytics	EU (Denemarken)
Mailchimp (Intuit)	Nieuwsbrief verzending	VS (EU-VS DPF)
Koalender	Boekingssysteem voor studiotijd/repetities	EU
Stripe	Betalingsverwerking (creditcard, bancontact, etc.)	VS (EU-VS DPF) + EU servers
UiTloket (publiq vzw)	Ticketverkoop Ostend Concerts	België

Alle dienstverleners hebben een Data Processing Agreement (DPA) met ons ondertekend en zijn GDPR-compliant.

6.2 Wat we NOOIT doen

We delen je gegevens NOOIT:

• Voor advertising of marketing doeleinden van derden
• Met social media platforms (Facebook, Instagram, etc.)
• Met data brokers of marketing bureaus
• Verkopen we aan andere bedrijven

6.3 Wettelijke verplichtingen

We kunnen gegevens delen als:

• We hiertoe wettelijk verplicht zijn (gerechtelijk bevel)
• Dit nodig is ter bescherming van onze rechten
• Dit nodig is voor onderzoek naar fraude of misbruik

In alle gevallen informeren we jou hierover (tenzij wettelijk verboden).

---

7. Cookies en tracking

7.1 Welke cookies gebruiken we?

Type cookie	Doel	Duur	Toestemming vereist?
Sessie cookie	Basis website functionaliteit	Tot je de browser sluit	Nee (strikt noodzakelijk)
Analytics cookie (One.com)	Website verkeer meten	13 maanden	Ja (opt-in via cookie banner)

7.2 Wat we NIET gebruiken

We gebruiken GEEN:

• Google Analytics (met persoonlijke tracking)
• Facebook Pixel of andere social media tracking
• Advertising cookies
• Retargeting pixels
• Cross-site tracking

7.3 Cookie banner & je rechten

Bij je eerste bezoek aan onze website krijg je een cookie banner te zien waarin je kan kiezen:

• Alles accepteren: Analytics cookies worden geplaatst
• Alleen noodzakelijke: Alleen strikt noodzakelijke cookies

Je kan je keuze altijd wijzigen via de "Cookie instellingen" link in de footer van onze website.

---

8. Jouw rechten onder GDPR

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

8.1 Recht op inzage

Je kan opvragen welke gegevens we over jou bewaren.

8.2 Recht op correctie

Je kan vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.

8.3 Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden")

Je kan vragen om je gegevens te verwijderen. Dit geldt niet als we wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren.

8.4 Recht op beperking

Je kan vragen om de verwerking van je gegevens te beperken.

8.5 Recht op dataportabiliteit

Je kan je gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.

8.6 Recht van bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.

8.7 Hoe oefen je deze rechten uit?

Stuur een e-mail naar info@ohk.be met:

• Je volledige naam
• Het e-mailadres waarmee je bent geregistreerd
• Welk recht je wilt uitoefenen

Responstermijn: We antwoorden binnen 30 dagen (wettelijke termijn GDPR).

8.8 Klacht indienen

Ben je niet tevreden met hoe we omgaan met je gegevens? Je kan een klacht indienen bij:

---

9. Beveiliging

9.1 Hoe beschermen we je gegevens?

• HTTPS: Alle communicatie is versleuteld via onze hosting
• Hosting: Veilige EU servers bij One.com
• Toegang: Alleen OHK teamleden hebben toegang tot gegevens
• Sterke wachtwoorden: Voor alle accounts
• Regelmatige updates: Software wordt up-to-date gehouden
• Backups: Automatische backups via hosting provider

9.2 Data breach procedure

Bij een datalek:

1. Informeren we de GBA binnen 72 uur
2. Informeren we betrokken personen direct
3. Onderzoeken we de oorzaak en nemen maatregelen

---

10. Minderjarigen

Onze diensten zijn primair gericht op jonge artiesten (18-30 jaar). Voor minderjarigen onder de 16 jaar is toestemming van ouders/voogd vereist voor:

• Inschrijving op de nieuwsbrief
• Contact via het contactformulier

Als je vermoedt dat een minderjarige zonder toestemming gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via info@ohk.be.

---

11. Wijzigingen in deze policy

We kunnen deze privacy policy aanpassen wanneer:

• We nieuwe functionaliteit toevoegen aan de website
• De wetgeving wijzigt
• We van dienstverlener veranderen

Bij grote wijzigingen: informeren we je via e-mail (nieuwsbrief abonnees) en plaatsen we een melding op de website.

Versiegeschiedenis:

Versie	Datum	Wijziging
1.0	21 december 2025	Eerste versie - GDPR compliance OHK website

---

12. Contact

Voor vragen over deze privacy policy of je persoonsgegevens: